弊社は、クリニックに強い通信工事会社として、不具合復旧はもちろん、新規・リニューアル工事等、毎日の問い合わせ、相談、現場作業に対応させていただいております。

今回は、ネットワーク不具合復旧作業で弊社をご信頼いただき、その後、通信のすべてを弊社にて管理させていただいているクリニック様からの新規ご依頼

【場所】
川崎市の某駅前にある祝日以外診療しているクリニック

【現況】
ネットワーク：医療機器利用院内ネットワークと事務利用院内ネットーワークの２系統（弊社にて２系統へ分割作業済）
電話回線：ひかり電話オフィスＡ
電話機：日立
留守応答：日立ビジネスホンの留守応答機能

【弊社作業内容詳細】
コロナワクチン接種医療機関として、大量の電話対応をされ、患者様へ対応の質向上を目指す院長先生が、電話対応を改めて改善する必要があるとの判断から、安価で、簡素なシステムで職員の皆様の電話応対の負担軽減と、お問い合わせいただく方への電話応対向上を目指せるシステムの導入を相談されました。

この事から、弊社では、ビジネスホンを利用したＩＶＲシステムの提案と、時間外でも様々なメッセージで対応出来る外付留守番電話装置の設置を提案いたしました。

現在の日立製ビジネスホンは、ＩＶＲシステム搭載されているが、日立自体のお客様フォローがかなり悪く、また、弊社ではないビジネスホン業者が導入したため、その後のフォロー対応もかなり悪く、職員の皆様からかなり不評なビジネスホンシステムでした。

そのため、弊社では、中古で安価で提案出来、また、ビジネスホンメーカーの対応が大変良く対応していただける「saxa社」製品を提案、弊社の手厚いフォローと含めてご検討をいただき、導入を決定していただきました。

留守応答につきまして、ビジネスホンでは２応答前後が限界、また、職員の皆様では設定が非常に難しく、クリニック様が求める応答数や、各機能にも対応出来ないため、外付留守応答装置の最大手「タカコム社」の製品を弊社の手厚いフォローとともにご検討をいただき、決定していただきました。

ＩＶＲシステムは、メッセージ内容が良く聞き取れない時再度メッセージを聞き直しをしたり、メッセージを聞いている時間があるため、回線の利用時間がかなり長くなります。そのため、今まで電話中が少なかった場合でも、電話中となるケースが多くなり、回線数を増やすご検討が必要となります。また、振り分けられた先に、職員様がいない時に電話が鳴りっぱなしになる等様々な問題点が必ず出ますので、それを改善する検討、再設定が必ず必要となります。１回工事をしたらそれで終了となってしまう電話工事会社と違い、弊社は複数回、無料で作業をする事で対応させていただいておりますので、安心です。

今回のクリニック様のご要望として留守応答を細かく活用して、お電話された方への細かい情報発信をしたい、また、職員の皆様で十分設定変更が出来、また、メーカーのお客様センターが充実している等のご希望から、タカコム社の９応答対応機器の設置をさせていただきました。この機種は、コンパクトながら、PCやSDｶｰﾄﾞの利用が出来、また簡単機械音声合成機能等を搭載しており、かなり高度な留守応答システムを職員の皆様で簡単に構築で来るため、ご満足いただく事が出来ました。

【最後に・・・】
クリニック様は、様々な年代の方がご利用され、また、流行り病いに即対応出来る様、わかりやすく、また、簡単に設定変更をする事が出来るシステムが必要です。

しかしながら、現在の電話システムは、非常に複雑で、職員の皆様では到底設定が変更出来るシステムは非常に少ない。

弊社は、IVRシステムの案内メッセージ変更や、留守装置の設定変更も職員の皆様で対応出来る設定で納品させていただき、即応できる設定で納品させていただいております。

お困りのクリニック様がございましたら、ぜひ、弊社へご一報いただけましたら幸いでございます。

~工事を芸術に~をコンセプトにしている弊社はきれいでスマートに、また、お客様の思いを常に考えながら作業をする事を心掛けておりますが、今回は、クリニック様の電話対応に関わるシステム導入に関する事例のご紹介でした。